Administratief en secretarieel vacature in Leeuwarden.
Standplaats: Leeuwarden
Duur: 14-06-2021 t/m 15-06-2022
Optie tot verlenging: maximaal twee jaar
Reageren voor: 4 juni 2021
Opdracht omschrijving
Het Veenweideprogramma is een nauwe samenwerking / partnerschap tussen provincie Fryslân, Wetterskip Fryslân, 7 veenweidegemeenten en vertegenwoordigers vanuit landbouwpartijen en natuurpartijen. Binnen het programma werken we met de Agile scrum methodiek in alle 5 teams. Het Regieteam is verantwoordelijk voor de 6 programmalijnen in het programma en zijn Product Owners van de 4 zelfsturende teams; Kansrijke gebieden, Projecten en Ontwikkeling, team Innovatie en team Regie en Support.
De groeiende omvang, complexiteit en dynamiek van het Veenweideprogramma 2021-2030 vraagt om een ervaren, enthousiaste, proactieve en gestructureerde projectmedewerker. Samen met 3 andere projectmedewerkers, een communicatieadviseur, een communicatiemedewerker, een financieel adviseur en een financieel administratief medewerker vorm je team Regie en Support. Je werkt nauw samen met de programmamanager, de projectleiders van de kansrijke gebieden en de rest van het programmateam. De samenwerking met de streek heeft op dit moment prioriteit.
Verantwoordelijkheden
Het is jouw verantwoordelijkheid als projectmedewerker om ervoor te zorgen dat alles achter de schermen soepel doorloopt. Dat betekent dat je verzoeken van projectleiders en programmaleiders tijdig, efficiënt en volledig afhandelt, doorvraagt wanneer dat nodig is en van nature proactief bent. Hieronder volgt een opsomming van de dagelijkse werkzaamheden:
- Je organiseert complexe (bestuurlijke) overleggen, doet de voorbereiding en wanneer nodig de verslaglegging.
- Je organiseert complexe bijeenkomsten en evenementen (zowel fysiek als online).
- Ja handelt correspondentie af, waaronder het opstellen en afhandelen van opdrachtbrieven.
- Je bewaakt de voortgang van planningen, actielijsten en gemaakte afspraken.
- Je bent superuser voor de Dielplak (Sharepoint)van het Veenweideprogramma (coördineren, archiveren en borgen van de informatie binnen het programma)
- Je levert bijdragen aan het samenstellen van managementinformatie.
- Je vormt de verbinding tussen de verschillende teams binnen het programma via Dielplak, Teams, Outlook en Trello.
- Je bent aanspreekpunt voor interne en externe partijen.
- Je bent flexibel in je werktijden en kan ook s 'avonds vergaderen wanneer nodig.
- Je werkt nauw samen met de andere projectmedewerkers in het programma en met de projectleiders die zich bewegen in zeer verschillende en dynamische opdrachten/gebieden.
- Je evalueert voortdurend de werkprocessen, signaleert knelpunten, doet verbetervoorstellen en zorgt voor de implementatie daarvan.
- Je introduceert nieuwe medewerkers in het programma en ondersteunt ze bij gebruik van de verschillende systemen en het wegwijs worden binnen zowel provincie als Wetterskip Fryslân.
- Je schrijft handleidingen en instructies voor het programmateam.
Het veenweideprogramma is uniek in zijn soort, dat betekent ook pionieren met taken en opdrachten die wellicht niet in jouw functieomschrijving staan.
Eisen
U voegt een cv van maximaal 3 pagina's A4 toe.
MBO+/HBO niveau.
Minimaal 3 jaar ervaring en affiniteit, waarvan in elk geval het afgelopen jaar, met Word, Excel, Online vergaderen met Teams/Skype, Outlook en Sharepoint.
Minimaal 3 jaar (waaronder het afgelopen jaar) aantoonbare, recente ervaring als projectmedewerker/ /management assistent/directie assistent.
Gunningscriteria (wensen)
Je ben flexibel in de werktijden en vindt het niet erg om ' s avonds te vergaderen wanneer nodig.30 %
Je kunt tegen een bepaalde mate van 'chaos': je kunt schakelen tussen en omgaan met veel verschillende belangen, prioriteiten en verzoeken. 20 %
Je bent communicatief vaardig: je weet wanneer welke toon te gebruiken en beweegt je comfortabel tussen de verschillende groepen van de samenleving en organisaties. 30 %
Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen deel binnen het zelfsturende team. 20 %
Competenties te toetsen in interviewfase
Je beschikt over bestuurlijke sensitiviteit.
Je bent proactief, kunt goed anticiperen en signaleren.
Je bent flexibel.
Vul in waar je vergelijkbare vacatures zoekt en vergeet je e-mailadres niet!
We heten wel YoungCapital, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.
