Personeel & Organisatie - Managementassistent in Utrecht

Je gaat deel uitmaken van de vakdiscipline bestuur ondersteuning dat onderdeel is van de afdeling Bestuur bureau (de staf). Het team bestaat momenteel uit een bestuurssecretaris, een

managementondersteuning van het Bestuur bureau en een medewerker secretariaat.

Wat ga je doen?

De ODRU en de RUD hebben de intentie uitgesproken om per 1 januari 2026 op te gaan in één nieuwe omgevingsdienst voor heel Utrecht. Onze managementassistent Bestuur bureau wordt gedeeltelijk vrijgespeeld om de projectondersteuning van dit proces te gaan uitvoeren.

Ondertussen blijft de winkel open. Jij gaat daarom aan de slag met de volgende zaken:

• Je bereidt samen met de directeur de agenda van het MT voor. Je zorgt voor de tijdige publicatie ervan in iBabs en maakt de besluitenlijst tijdens de MT-bijeenkomsten. Je zorgt voor een goede planning van de ontwerpen op de MT-bijeenkomsten en verzorgt de terugkoppeling uit het MT;
• Je zorgt in goede samenwerking met de managementassistent voor het beheer van de agenda van de directeur en de mailbox van het bestuurssecretariaat;
• Je zorgt voor het inplannen van het lokaal overleg (met de vakbonden). In overleg met de HRadviseur ondersteun je bij het vastleggen van de agenda in iBabs en verzorg je de verslaglegging.

In onderling overleg bespreken we je overige werkzaamheden. Voor de uitvoering van deze taken in nauw contact met de directeur, HR-adviseur, de managementassistent Bestuur bureau en de Mt-leden. Je rapporteert functioneel aan de directeur, het hoofd Bestuur bureau is jouw formele opdrachtgever.

8 maanden - 16 uur - 0,44 fte.

• Mbo+/hbo werk en denkniveau;
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring opgedaan als managementassistent op directie- of bestuursniveau bij een non-profitorganisatie;
• Je hebt kennis en ervaring met Office 365;
• Je hebt kennis en ervaring in het gebruik en beheer van IBabs;
• Je hebt ruime ervaring met complex agendabeheer en verslaglegging van vergaderingen;
• Je bent in staat fysiek aanwezig te zijn bij de MT-vergaderingen (iedere donderdagmiddag en dinsdagmorgen om de week); op maandagmiddag dien je beschikbaar te zijn i.v.m. Het publiceren van de MT-agenda;
• De ODRU hecht waarde aan duurzame mobiliteit. Kun je aangeven welk vervoersmiddel je gebruikt in het kader van de gevraagde werkzaamheden?
  • Lopen of met de fiets;
  • OV;
  • Elektrische voertuigen;
  • D: Hybride voertuigen.